[UPDATED] Cara Mendaftar, Persyaratan, Seleksi Administrasi, dan Pengumuman Seleksi Administrasi Beasiswa Unggulan (BU) Masyarakat Berprestasi

Cara Mendaftar

Tata cara pendaftaran BU yang akan saya jelaskan disini adalah pendaftaran BU untuk mahasiswa baru jenjang magister golongan masyarakat berprestasi golongan umum dalam negeri. Seluruh pendaftaran hingga pengumuman dilakukan secara online. Aplikan dapat memulai untuk membuat akun pendaftaran ketika sudah mendekati waktu pendaftaran setiap batch. Biasanya, pembukaan pendaftaran akan diumumkan di situs BU. 

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat pendaftaran, klik di sini untuk mengakses laman pendaftaran. Identitas yang harus teman-teman siapkan untuk diinput antara lain: Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang tercantum di KTP/Kartu Keluarga dan e-mail (usahakan username e-mail tidak mengandung istilah yang tidak menggambarkan nama teman-teman). Be professional, please! :D. Oleh pihak BPKLN Kemdikbud sendiri, aplikan sangat direkomendasikan untuk menggunakan akun e-mail dari Google (Gmail). Berdasarkan pengalaman para aplikan dari tahun ke tahun, akun e-mail selain Gmail selalu pending untuk menerima e-mail dari BPKLN Kemdikbud. Padahal, tautan aktivasi akun pendaftaran BU, pengumuman lokasi verifikasi berkas dan wawancara, pengumuman seleksi administrasi, dan pengumuman final BU diterima aplikan melalui e-mail.

Teman-teman harus menentukan beasiswa unggulan yang akan teman-teman lamar, apakah akan mendaftar untuk golongan BU untuk pemenang olimpiade internasional atau golongan umum. Setelah data-data tersebut sudah teman-teman input dan sudah klik register, teman-teman harus memeriksa e-mail yang digunakan untuk aplikasi. Lalu, klik tautan yang ada dalam e-mail yang baru saja diterima guna mengaktifkan akun teman-teman. Berikut ini adalah contoh e-mail instruksi aktivasi akun dari BPKLN Kemdikbud yang dulu saya terima.

Jika akun pendaftaran BU sudah aktif, teman-teman sudah dapat mengisi data-data dan dokumen-dokumen yang diperlukan.

Persyaratan Pendaftaran

Persyaratan BU saya bagi menjadi syarat dokumen dan nondokumen.

Syarat Nondokumen

Untuk mahasiswa baru magister:

1.   Usia Maksimal 32 tahun

2.   Minimal IPK S1 untuk lulusan perguruan tinggi negeri adalah adalah 3,25, sedangkan IPK S1 untuk lulusan perguruan tinggi swasta adalah 3,50.

3.   Skor kemampuan bahasa Inggris minimum: TOEFL ITP minimal 500, TOEFL iBT minimal 61, atau IELTS minimal 5,5

Untuk mahasiswa magister on-going:

1.   Usia Maksimal 32 tahun

2.   Maksimal semester 3

3.   Minimal IPK S1 untuk lulusan perguruan tinggi negeri adalah adalah 3,25, sedangkan IPK S1 untuk lulusan perguruan tinggi swasta adalah 3,50.

4.   Skor kemampuan bahasa Inggris minimum: TOEFL ITP minimal 500, TOEFL iBT minimal 61, atau IELTS minimal 5,5

Syarat Dokumen

Terdapat beberapa dokumen yang harus diunggah dalam akun pendaftaran BU, berikut ini adalah penjelasan beserta tips-tips yang dapat teman-teman terapkan. Perlu diingat bahwa ini adalah dokumen-dokumen pendaftaran BU untuk mahasiswa baru jenjang magister golongan masyarakat berprestasi.  

Letter of Acceptance (LoA)

LoA adalah surat penerimaan dari kampus untuk mahasiswa baru yang lolos seleksi masuk perguruan tinggi. LoA wajib bersifat unconditional alias tak bersyarat. Artinya, teman-teman harus sudah diterima di perguruan tinggi tanpa terkendala persyaratan administratif yang belum terpenuhi, sehingga mengakibatkan LoA masih bersifat conditional atau bersyarat. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Proposal Rencana Studi

Proposal rencana studi wajib disusun oleh aplikan. Proposal yang disusun hendaknya sekomprehensif mungkin guna menunjukkan komitmen teman-teman untuk melanjutkan studi. Tidak ada format khusus untuk proposal, namun diharapkan terdapat rencana perkuliahan dan sks per-semester yang akan ditempuh hingga selesai studi, topik apa yang akan ditulis dalam skripsi/tesis/disertasi, deskripsikan aktivitas di luar perkuliahan yang akan dilakukan selama studi dan bagaimana implementasi hasil studi di masyarakat.

Proposal yang saya susun terdiri dari beberapa bagian, yaitu halaman sampul, surat permohonan BU yang ditujukan kepada BPKLN Kemdikbud, daftar isi, pendahuluan (Bab I), rencana studi (Bab II), penutup (Bab III), dan daftar pustaka. Pada bagian pendahuluan, kaitkan jenjang pendidikan yang akan teman-teman tempuh dengan permasalahan-permasalahan yang relevan terhadap bidang yang akan teman-teman tekuni. Walaupun yang diminta baru sebatas rencana tugas akhir skripsi/tesis/disertasi, usahakan agar teman-teman menyusun rencana tugas akhir secara mendalam hingga membahas metodologi penelitian. Selain itu, teman-teman harus membuat implementasi hasil studi yang terukur dan realistis. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Esai dengan Tema/Judul “Aku Generasi Unggul Kebanggaan Bangsa Indonesia”

Teman-teman wajib menyusun esai dengan tema/judul: "Aku Generasi Unggul Kebanggaan Bangsa Indonesia" ditulis sebanyak 3-5 halaman pada kertas A4 dengan format huruf Times New Roman ukuran 12 pt dengan spasi 1.5 line. Teman-teman boleh menceritakan latar belakang keluarga, tetapi jangan terlalu dibahas secara emosional; narasikan prestasi-prestasi terbaik disertai dengan perjuangan yang telah ditempuh. Selain itu, ceritakan juga pengaruh prestasi tersebut pada diri sendiri serta orang lain. Aktivitas-aktivitas keikutsertaan dalam organisasi perlu teman-teman sebaiknya juga perlu dinarasikan sebagai bukti peningkatan kualifikasi diri teman-teman selain kegiatan perkuliahan. Setelah menceritakan aktivitas-aktivitas dalam lingkup organisasi, teman-teman perlu memaparkan kontribusi teman-teman terhadap organisasi dan masyarakat luas, serta pengaruh keikutsertaan organisasi bagi diri sendiri, misalnya keikutsertaan dalam organisasi meningkatkan jiwa kepemimpinan. Jika teman-teman memiliki pengalaman meneliti, ceritakan kontribusi dari penelitian tersebut terhadap masyarakat. Secara umum, paparan kontribusi yang perlu diungkapkan meliputi kontribusi yang telah dilakukan, sedang dilakukan, dan akan dilakukan. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Surat Rekomendasi

Tidak ada format khusus dari surat rekomendasi sebagai persyaratan pendaftaran beasiswa unggulan karena BPKLN Kemdikbud pada dasarnya menerima format apapun. Namun, saran saya, surat rekomendasi yang sebaiknya memuat kolom kosong sebagai tempat bagi pemberi rekomendasi untuk memberikan testimoni yang berisi alasan mengapa teman-teman layak menjadi calon awardee BU. Surat rekomendasi dapat diperoleh dari civitas akademika kampus, tokoh masyarakat, tokoh pemerintah, atasan, rekan kerja, dll. Saya mendapat surat rekomendasi dari rektor UNY, dekan FIP UNY, wakil dekan 1 FIP UNY, kepala jurusan PSD (jurusan ketika S1 saya), dan pembimbing skripsi. Tidak ada batasan maksimal dari jumlah surat rekomendasi. Teman-teman jangan lupa untuk membubuhkan cap lembaga bilamana lembaga tersebut memang memiliki cap. Untuk kasus saya, surat pengajuan kepada sub bagian akademik rektorat perlu disusun jika hendak mengajukan surat rekomendasi dari rektor, sehingga teman-teman tidak bertemu langsung dengan rektor karena surat rekomendasi diproses oleh sub bagian akademik. Untuk civitas akademika lain seperti dekan, wakil dekan, ketua jurusan, dan dosen pembimbing skripsi, teman-teman cukup membuat appointment atau mencari tahu waktu senggang para civitas akademika tersebut. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB. Jadikan semua surat rekomendasi dalam satu file.

Surat Pernyataan Mengikuti BU

Format pernyataan sudah ditentukan oleh BPKLN Kemdikbud. Template surat pernyataan bisa diunduh di bagian FAQ di situs BU. Hal yang perlu teman-teman lakukan adalah mencetak surat tersebut, mengisi data pribadi yang diminta dengan tulisan tangan, dan membubuhkan materai Rp6000.-, nama terang, serta tanda tangan. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Sertifikat Bukti Kemampuan Bahasa Inggris

Sertifikat kemampuan bahasa Inggris yang diakui oleh BPKLN Kemdikbud sebagai persyaratan BU adalah sertifikat TOEFL ITP atau TOEFL iBT yang berlisensi ETS. Selain itu, pendaftaran BU juga menerima sertifikat IELTS berlisensi British Council, IDP Australia, dan Cambridge ESOL. Pendaftaran BU tidak menerima sertifikat TOEFL-like, ProTEFL, mini-TOEFL atau semacamnya. Berdasarkan pengalaman, jika aplikan memaksakan diri untuk mengunggah sertifikat bukti kemampuan bahasa Inggris yang tidak sesuai dengan tuntutan pendaftaran BU walaupun skornya memenuhi, aplikan tersebut tidak akan lolos seleksi administrasi. Batas skor minimal untuk masing-masing jenis sertifikat adalah sebagai berikut: 500 untuk TOEFL ITP, 61 untuk TOEFL iBT, dan overall band 5,5 untuk IELTS. Sertifkat yang saya gunakan sebagai pendaftaran batch 2 tahun 2017 adalah sertifikat TOEFL ITP. Aplikan BU untuk jenjang SMA/sederajat tidak wajib mengunggah sertifikat bukti kemampuan bahasa Inggris. Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Scan Ijazah dan Transkrip

Pelamar jenjang magister dan doktoral wajib mengunggah kedua dokumen ini. Jika dokumen tersebut bolak-balik, scan kedua halaman lalu jadikan satu file untuk masing-masing dokumen. Jangan sampai hasil scan terlihat kabur karena akan menyulitkan pihak BPKLN. Dokumen diunggah dalam bentuk softfile berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Sertifikat Prestasi

Sertifikat prestasi meliputi sertifikat kejuaraan, sertifikat pembicara, dan sertifikat penerima beasiswa. Teman-teman sebaiknya mengupload sertifikat dengan pencapaian tertinggi terlebih dahulu agar sertifikat tersebut dapat tampil paling atas di akun pendaftaran BU. Jika teman-teman memiliki publikasi jurnal terindeks, teman-teman boleh mengunggah jurnal tersebut walaupun tidak ada sertifikat bukti publikasi. Selain itu, teman saya yang awardee bahkan mengunggah sertifikat bukti pengalaman menjadi trainer. Kesimpulannya, prestasi bukan diartikan sebagai pencapaian atas suatu kompetisi saja. Pendaftaran BU tidak membatasi umur dari sertifikat prestasi yang harus diunggah, sehingga unggahlah sertifikat prestasi walaupun sertifikat itu diterima pada zaman dahulu kala (zaman SD misalnya). Dokumen diunggah dalam bentuk file berformat .pdf dengan ukuran maksimal 1 MB.

Foto Pribadi dan Scan KTP

Format foto pribadi dan scan KTP adalah file berformat .jpg atau.jpeg dengan ukuran maksimal 256 kB. Tidak ada ketentuan warna latar belakang foto pribadi yang harus diunggah. 

Catatan:

• Hingga saat ini, pengalaman organisasi dan pengalaman kerja tidak perlu dibuktikan melalui sertifikat atau surat keterangan.
• Aplikan harus klik SUBMIT apabila data pribadi dan dokumen-dokumen persyaratan sudah terunggah dengan benar. Telitilah data yang terinput beberapa kali sebelum SUBMIT pendaftaran.

Seleksi Administrasi dan Pengumuman Seleksi Administrasi

Apabila teman-teman sudah SUBMIT pendaftaran, data yang sudah diinput pada akun sudah tidak dapat diubah kembali. Seleksi administrasi berlangsung kira-kira 7 - 10 hari setelah batas akhir SUBMIT pendaftaran. Tanggal pengumuman seleksi administrasi akan diumumkan melalui laman  BU. Sebagai contoh, batas SUBMIT pendaftaran BU Batch 2 Tahun 2017 adalah 31 Juli 2017, sedangkan pengumuman seleksi administrasi adalah 10 Agustus 2017. Ketika hari pengumuman tiba, teman-teman harus benar-benar sabar menunggu karena pihak BPKLN tidak memberitahukan pukul berapa pengumuman akan dirilis. Jika teman-teman lolos seleksi administrasi, pada bagian bawah akun pendaftaran BU akan muncul notifikasi seperti gambar di bawah ini. 

Selain pemberitahuan kelolosan hasil seleksi administrasi melalui akun pendaftaran BU, teman-teman juga akan menerima kiriman e-mail berisi hasil seleksi dan pemberitahuan terkait jadwal verifikasi berkas dan seleksi wawancara seperti ini.

Aplikan yang lolos harus mengunduh form verifikasi yang dapat diunduh dari akun pendaftaran. Form verifikasi ini harus dicetak dan diisi sebelum pelaksanaan verifikasi berkas dan seleksi wawancara. Berikut adalah contoh form verifikasi BU. 

Sebelum verifikasi dokumen dan seleksi wawancara, aplikan yang lolos seleksi administrasi wajib untuk mengisi rincian biaya dalam tab rincian yang dibuktikan dengan surat keterangan tagihan resmi dari kampus dan scan buku tabungan. Data lain yang harus diinput yaitu nama pemegang rekening, nama bank, tahun ajaran, nomor rekening, dan tagihan BPP/SPP/UKT/BOP tiap semester. Berikut ini adalah isi dari tab rincian biaya. 

Format penulisan nama pemegang rekening yang diinput harus sama dengan yang tertulis pada buku tabungan. Misalnya, jika pada buku tabungan tertulis "Sdr RESTU WARAS TOTO", maka nama pemegang rekening yang tertulis pada akun pendaftaran BU harus sama, yaitu "Sdr RESTU WARAS TOTO". Pihak BPKLN mewajibkan aplikan menggunakan rekening yang tidak telah dan atau masih digunakan untuk menerima dana yang bersumber dari APBN seperti gaji PNS, beasiswa dari pemerintah, dana hibah penelitian, dll.

Semoga penjelasan saya dapat bermanfaat bagi aplikan BU periode selanjutnya. Pada kiriman blog selanjutnya akan saya jelaskan tentang verifikasi dokumen dan pertanyaan-pertanyaan dalam seleksi wawancara, pengumuman final, serta acara bimbingan teknis bagi aplikan yang berhasil lolos hingga tahap akhir. :)